Publicerad i Persondatortidningen BIT, årtal: 94, nr: 10
Test av fem säljprogram för PC - Sätt försäljningen i system!
av Patrik Brinkhäll
Ett säljsystem är försäljarens ordbehandlingsprogram! För att bli mer effektiv måste man systematisera försäljningen. Ett mycket bra sätt att göra det är att använda något av programmen i detta test. Här hittar du både säljsystem med kontaktplanering och kontaktplanering med säljsystem.
Säljare lever i en ytterst stressad värld. Fler kunder fler kontakter fler besök och kampanjer på kortare tid. Dessutom måste säljaren ha allt bättre produktkännedom för att kunna sälja sina saker. Vilket bara inom datorbranschen är ett problem då det kommer nya produktlinjer ungefär var tredje månad. Men det finns faktiskt hjälpmedel för att göra bördan lite lättare. På köpet får man en mängd andra fördelar som datorbaserade system i största allmänhet ger.
I denna artikel skall vi titta närmare på fem olika program: Act CompuSell Gold for Workgroups People och Telemagic for Windows. SalesManager från LGB System föll bort på grund av att de inte hade tid att skicka något utvärderingsexemplar.
VARDAGAR
För att hantera sin försäljning måste säljaren ha tillgång till och hålla reda på ett antal parametrar. Här bortser vi från den viktigaste "detaljen" - kunden. Här skall vi i stället koncentrera oss på den infrastruktur som måste finnas på hemmaplan.
För det första måste säljaren få kontinuerlig information från sin chef och sina medarbetare. Säljaren måste lätt kunna få stöd för att planera in alla sina aktiviteter även telefonsamtalen. Slutligen måste systemet lätt kunna hantera huvudinstrumentet för säljaren nämligen offerten. Det skall vara mycket enkelt att framställa denna och sedan omvandla den till en order.
Minst lika viktigt är artikelregistret och produktinformationen. Utan detta finns det förstås inte så mycket att sälja. Artikelregistret måste vara fyllt med information kring produkterna. Helst skall systemet även hålla reda på broschyrer och vara uppdaterat med marknadsinformation om produkterna.
ACT!
Arbetar du med att hålla många bollar i luften? Arbetar du med att tala med människor eller grupper av dem regelbundet? Om svaret är ja på någon av frågorna är förmodligen Act något för dig. Programmet hanterar kontakter på de mest fascinerande sätt. Däremot har det inga direkta funktioner som stöder säljprocessen. Det finns inget artikelregister. Det finns heller inget stöd för offertskrivning och liknande.
Programmet är ingalunda dåligt men det har ett lite annorlunda användningsområde. Vad programmet däremot gör är att hålla reda på dina kontakter eller grupper av dem. Du kan hålla reda på när ni senast talades vid och när du borde ringa dem igen. På samma sätt kan du hålla reda på dina aktiviteter på ett lätt sätt. Vidare innehåller Act en liten ordbehandlare med mallar och rättstavningsprogram.
Programmets breda funktionalitet kan förändras via makroprogrammering. Till dina makron kan du knyta beskrivande ikoner. Rapporter återkommande brev eller att modifiera fältnamn på formulär är funktioner som gör Act mer lättanvänt.
Om du vill kommunicera elektroniskt kan Act sköta det åt dig. All kommunikation via Compuserve kan du lugnt överlåta till Act. Act kan automatiskt hämta brev och lagra dem så du kan läsa dem senare. Vidare kan programmet förstås använda Compuserve för att distribuera information. På samma sätt kan du skicka fax från Act. Men då måste du ha installerat faxprogramvaran WinFax Pro. Om du sitter i ett nätverk kan du dela dina kontakter över detta. Nätverk som stöds är Novell LANtastic eller Windows för Workgroups.
Även om Act hör till de bättre programmen för hantering av kontakter hänger det inte med i hela loppet. Detta beror till stor del på bristen på säljstöd. Förr eller senare kommer du att ha nytta av funktioner som rör artiklar eller offerter. Använder du Act innan kan du förvisso flytta med dig kontakterna. Programmet läser och skriver filer i dBase-format.
COMPUSELL
Namnet låter som någon pryl som är datorrelaterad. Fel. Faktum är att CompuSell är ett mycket ändamålsenligt system direkt anpassat efter en säljares behov. Programmet är utvecklat av IDG\Software inom IDG\Sverige. IDG\Software är två säljare och fyra programmerare. Programmet är skrivet helt i SQL Windows från Gupta som i Sverige säljs av Nocom i Uppsala.
CompuSell innehåller funktioner för budget kundkontakter aktivitetsplanering kampanjplanering och uppföljning artikelregister offert- och orderregister. Vad man förvånas över är enkelheten i hanteringen av programmet. Den första bilden i programmet innehåller komplett information om vad du som säljare skall göra under dagen. Programmet talar om hur många samtal offerter brev och besök som är aktuella för dagen. Programmet informerar också om din försäljning din budget och budgetuppfylldnad - dels för veckan dels för innevarande månad.
För att komma till kundinformationen går man via en dialogruta som visar samtliga kunder vilket leder oss till kundkortet som innehåller alla data om kunden. Här ser man de kontaktpersoner som finns på företaget vilka aktiviteter som förekommit samt vilka produkter och intresseområden kunden har. Från denna bild skapas alla händelser mot kunden. Det kan vara en offert en aktivitet eller en order. Det går också att via denna bild knyta kunden till en viss kampanj.
Att skapa en offert är lätt. Du behöver inte skriva in någon text för varje gång. I stället kan du välja bland ett antal fördefinierade texter som skall ligga före och efter själva produkt- och prisinformationen. Du skriver själv denna text men endast en gång. Det går att ha valfritt antal texter av denna typ. Sedan är det bara att lägga till produkter. När du väljer bland produkterna är det möjligt att få se produktbeskrivningen på skärmen. När du sedan valt produkt är det bara att skriva in antal och eventuell rabattsats. När offerten är klar får du godkänna den och ange sannolikheten för att kunden köper. Här kan du även koppla offerten till en kampanj. Slutligen är möjligheterna att få statistik från systemet mycket goda.
Med tanke på beskrivningen ovan verkar CompuSell vara fulländat. Även solen har fläckar och så även detta program. Då jag tittade på programmet kördes det på en 486:a i 25 MHz. Faktum är att både klienten och servern gick på maskinen. Databashanteraren i detta fall var SQL-Base. Andra saker man kan fundera kring är import av artikelregister. Förmodligen har man redan ett sådant i bagaget. Det går att föra över men kräver sannolikt konsulthjälp.
CompuSell använde i min demonstration Word som ordbehandlingsprogram. Offerten blev ett Word-dokument och CompuSell använde sedan Sök- och ersätt-funktionen i Word för att lägga till namn adress mm. Det är funktionellt men långsamt. Slutligen kan man ha synpunkter på hur datum sätts. Dessa anges enligt år månad och dag. Det hade inte varit så tokigt om man gjorde som i Gold for Workgroups där allt sker grafiskt. Ett annat litet problem uppstår om man vill ändra hela produktlinjens pris. Kanske på grund av valutaförändringar. Detta måste då göras för hand på varje produkt.
Trots dessa nackdelar är systemet ganska trevligt att bekanta sig med. En handbok kommer att finnas då ni läser detta. Denna är utformad mer som en bok i försäljningsteknik än som en programhandbok men ger i förekommande fall exempel på hur CompuSell används för att lösa ett problem. En funktion programmet är ensamt om är att säljaren kan ha med sig kundregistret på fältet och teckna order. Förändringarna införs i huvudregistret från hotellrummet via modem eller vid återkomsten till kontoret.
GOLD FOR WORKGROUPS
Gold for Workgroups är trots namnet helt på svenska och faktiskt utvecklat i Sverige. En helsvensk handbok på över 200 sidor medföljer. Programmet innehåller i runda tal tio grundfunktioner. Dessa är automatisk uppringning sändfax säljmanus nätverksstöd elektronisk post artikelregister orderhantering/fakturering tidsdebitering kunddokument och kom-i-håglappar.
I Gold for Workgroups är huvudformuläret en av grundstenarna. Du kan ha godtyckligt antal kundkort framme samtidigt. I huvudformuläret visas kundkortet till vilket de flesta funktionerna i programmet är knutet. Kundkortet innehåller som namnet antyder all kundinformation. Till denna information hör namn på kontaktpersonerna deras position namn på företaget en valfri kod företagets adress och dess kategorier samt även telefonnummer. I den nedre delen av formuläret visas datum och tidpunkt för kontakterna med företaget.
I kortets övre vänstra hörn visas tre datum - registreringsdatum datum för senaste kontakt och datum för nästa kontakt. För att boka nästa kontakt dubbelklickar man på fältet varvid en ny dialogruta med en kalendermånad visas. Här ändrar man kontaktdatum genom att klicka på en dag i månaden. Det finns även rutor för att ändra månad och år. Längst ned i fönstret kan datumet ändras relativt dagens datum. Det går att ställa in antalet dagar veckor månader eller år nästa kontakt skall ske beräknat från dagens datum. Praktisk funktion.
Programmet har både en övre och en undre verktygsarea. Med dessa verktygsareor kan man utföra de vanligaste operationerna i programmet. Bl a finns en sökfunktion. Du kan söka på diverse fält i databasen. Det går även att använda SQL för att söka och uppdatera. Denna metod omfattar även artikeltabellen. Du kan t ex öka försäljningspriset på samtliga artiklar inom en viss produktgrupp. En intressant funktion är artikelregistret. Här ligger alla artiklar lagrade hierarkiskt per område. Om en broschyr finns på produkten kan denna lätt faxas till kunden.
Gold for Workgroups kan även hantera order och fakturor. Däremot kan systemet inte hantera offerter. Rent teoretiskt skulle det gå att låta Word skapa dessa men det är krångligt. Programmet borde ha funktioner för det. I stort kan sägas att programmet har många funktioner men att flertalet av dem mer är inriktade på att hålla reda på kunderna än att stödja hela säljprocessen. Det är en sorts blandning mellan en personlig informationshanterare och ett säljsystem. Det skall dock sägas att programmet är lätt att använda. Mycket tack vare den välorganiserade handboken.
PEOPLE
Ytterligare ett svenskt system är People från Marblesoft. Programmet är utvecklat helt i Visual Basic. En egenhet som installationsprogrammet har är att det alltid installerar över mina OLE-filer i Windows. Det ser onekligen farligt ut när det händer men allt fungerar även efteråt. Denna egenhet delar programmet med Gold for Workgroups. People innehåller funktioner för kundinformation planering telefonkontakter brevgenerering fax företagsuppgifter personakter produktregister och kampanjer.
Den centrala bilden i People är ens egen planering. Denna bild innehåller tid åtgång åtgärd och kontakt. I denna bild sköter du alla dina dina aktiviteter mot kunderna. De aktiviteter som finns i People är: kunden ringer ring till kund brev in brev ut fax in fax ut kundbesök möte leverans installation memo kupongsvar allmän information brev i Word brev i Ami Pro eller offert i Excel. Dessa aktiviteter kan definieras fritt av användaren.
Det finns inget sätt att skapa en offert direkt i programmet. Alltså genom att dra nytta av produktregistret. Offerten skrivs antingen i Word som ett separat dokument eller i Excel även där som ett separat dokument. People kan förstås hålla reda på att du skickade en offert och tala om när den förfaller. People kan däremot hålla reda på vad kunden köpt vilka konkurrerande produkter kunden tittar på samt vilken intresseinriktining kunden har.
People är bra på att hantera kundkontakter men mindre bra på att vara ett säljstöd. Dokumentationen till programmet kommer i form av en pärm. Till dokumentationen hör en handledning i fickformat. Dokumentationen i pärmen består i huvudsak av ungefär trettio sidor utskrivna på en laserskrivare. Jag försökte hitta information om hur man går till väga med sina offerter men utan framgång. Pappren innehåller varken innehållsförteckning eller index. Provade även att söka i hjälpfilen med samma resultat. Däremot är databasstrukturerna väldokumenterade liksom även hur kommaseparerade filer är uppbyggda. Det senare är förstås bra men minst lika viktigt är det att kunna ha en bra handbok att falla tillbaka på. Enligt uppgift skall dokumentationen till nästa version vara omarbetad. Denna bör vara tillgänglig då du läser detta.
TELEMAGIC FOR WINDOWS
Det första som slår en vid åsynen av Telemagic är dokumentationen. Den är minst sagt omfattande. Den består av två pärmar ungefär i A5-format. Totalt omfattar båda cirka 600 sidor. Dokumentation är bra. Telemagic är ett program för att hantera kontaktpersoner. Programmet säger sig vara ett relationellt program integrerat med produktivitetsstyrning rapporter återuppringning ordbehandling och elektronisk post. Det skall väl sägas att såväl program som dokumentation är på engelska.
Om man kan leva med det faktum att programmet är anpassat för amerikanska förhållanden är programmet bra. Dock kan utseendet på skärmen förändras av användaren. Även om programmet håller reda på säljkontrakt och är relativt säljinriktat får man inte någon konkret hjälp med säljarbetet. Vad som är intressant att notera är dock att programmet är lätt att lära. Det har en konsekvent och enkel uppbyggnad.
Huvudbilden kan vara ett av tre kontaktkort för ett företag. Dessa kort innehåller information om företaget du arbetar med för tillfället. På första nivån ges allmän information om företaget (adresser samt namn på och telefonnummer till kontaktpersonerna). Nästa kort innehåller detaljerna kring kontaktpersonen och på den sista nivån finns information om de kontrakt som finns. På företagskortet eller kontaktkortet kan man lägga till en bild.
Planeringsfunktionen i programmet är mycket grafisk. Det är nästan som att arbeta med en vanlig kalender. Översikterna i kalendrarna är lätta att hitta information i och enkla att hantera. Om programmet används i nätverk kan användare se andras kalendrar. Programmet säger till om du försöker dubbelboka. Det är även möjligt att planera in återkommande aktiviteter.
Dokumentationen skulle egentligen inte behöva vara så omfattande som den är. I dokumentationen kan alla kategorier av användare finna guldkorn. Det finns introduktion praktisk användning information för systemadministratören installation problemavhjälpning integrationsinformation säkerhet uppringning och underhåll. Det lönar sig att studera dessa manualer. Många av hemligheterna finns i dessa.
SAMMANFATTNING
För att välja mellan dessa program måste man först ställa en fråga till sig själv. Är jag ute efter ett säljsystem med kontaktplaneringsfunktioner eller ett kontaktplaneringssystem med säljfunktioner? Skillnaden är stor. Vidare måste man avgöra om programmet skall vara anpassat för svenska förhållanden eller inte.
Om man är ute efter ett säljssystem med kontaktplanering kan CompuSell vara väl värt att titta på. Är man i stället ute efter kontaktplanering med säljfunktioner och inte är främmande för ett engelskt program är Telemagic for Windows lösningen. Skall programmet vara på svenska och anpassat för våra förhållanden är Gold for Workgroups inte tokigt. Allt sammantaget förtjänar CompuSell en GuldBIT!
FAKTA
ACT!
I korthet: Kontaktplaneringsprogram med en del funktioner för elektronisk kommunikation. För att förändra programmets funktioner finns ett makrospråk.
Systemkrav: 386-baserad dator eller bättre. 4 MB internminne. 5 MB ledigt på hårddisken. Windows 3.1 eller senare.
Tillverkare: Symantec Inc. USA
Leverantör: Symantec Scandinavia 08-614 50 26.
Pris: ca 2.400 kronor exklusive moms.
FAKTA
Compusell
I korthet: Kvalificerat säljsystem som hjälper säljaren i alla lägen. Dokumentationen är utformad som en bok med säljtips.
Systemkrav: Klient: Persondator med 8 MB internminne. Windows 3.1 eller senare.
Server: 486-baserad dator eller bättre. 32 MB internminne. 500 MB hårddisk.
Nätverk: Novell 3.11 eller senare
Tillverkare: IDG\Software AB Sverige.
Leverantör: IDG\Software AB 08-453 61 70.
Pris: 19.900 kronor exklusive moms (priset inkluderar databashanterare programsystem samt en licens).
6.900 kronor exklusive moms (per licens upp till 10 licenser i övrigt offert).
FAKTA
Gold for Workgroups
I korthet: Kontaktplaneringsprogram med några funktioner för säljstöd och desto fler för hantering av kunder. Bra manual på över 200 sidor i A5-format.
Systemkrav: ??????????????????????????? HÅKAN! DESSA ÄR PÅ VÄG ??????????????????????????
Tillverkare: Eurosource AB Sverige.
Leverantör: Eurosource AB 0657-106 20.
Pris: 2.450 kronor exklusive moms. Samma pris för nätverk.
FAKTA
People
I korthet: Kontaktplaneringsprogram med en del funktioner för säljstöd. Funktion för att förändra användargränssnittet finns.
Systemkrav: 386sx-baserad dator eller bättre. 4 MB internminne. hårddisk med 10 MB ledigt utrymme. DOS 3.1 eller senare och Windows 3.1 eller senare.
Tillverkare: Marblesoft AB Sverige.
Leverantör: Marblesoft AB 08-768 75 20.
Pris: 4.900 kronor exklusive moms (en licens).
30.000 kronor exklusive moms (10 licenser med en nätverkslicens).
FAKTA
Telemagic for Windows
I korthet: Mycket generellt kontaktplaneringssystem med omfattande dokumentation. Något utav en kameleont det mesta av utseendet kan förändras på skärmen!
Systemkrav: 386sx-baserad dator eller senare. 8 MB internminne. 10 MB ledigt på hårddisken. Windows 3.1 eller senare.
Tillverkare: Telemagic Inc. USA.
Leverantör: Zoft80 AB 090-13 24 80.
Pris: 6.995 kronor exklusive moms.
12.995 kronor exklusive moms (fem användare).
7.000 kronor exklusive moms (ytterligare fem användare).
**************************** Bildtexter
SALES1.GIF
Telemagic är det program som kan anpassas helt fritt. Bilden visar företags- fönstret i designläge. Notera att några av begreppen är översatta.
SALES2.GIF
I People är individens planering en central del. Informationen är inte särskilt överskådlig. Enligt uppgift kan programmet anpassas efter individuella behov dock inte av användaren själv.
SALES3.GIF
Bilden visar ett kontaktkort i Act en statusrapport ett ordbehandlingsdokument samt programmets hjälpfil. Hjälpfilen är välorganiserad och lätt att navigera i.
SALES4.GIF
Att skapa en offert i CompuSell är lätt! Då du valt företag och person visas denna bild. Välj produkter eventuella rabatter och dylikt. All information läggs sedan in i Word för utskrift.
SALES5.GIF
Bilden visar själva kontaktkortet i CompuSell. Detta är väl strukturerat och innehåller inga överflödiga saker. Du ser lätt kontaktpersoner senaste aktiviterna samt kundkategorier.
SALES6.GIF
Gold har en del guldkorn. Som till exempel förteckningen över broschyrer. Databasen över OLE-objekt är också intressant. Däremot kan programmet inte generera offerter som CompuSell.
